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企业后勤的内部财务管理

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来源:转载更新时间:2017-06-19

  企业后勤的餐饮、娱乐、住宿业是一特殊的行业,生产经营有其自身特点,内部财务管理与其他行业有所不同。本文就企业后勤餐饮、娱乐、住宿内部财务管理中的几个薄弱环节进行分析,并提出改进的办法。

  一、会计核算中薄弱环节的管理

  餐饮、娱乐、住宿业,作为向客人提供各类服务的综合性企业,为了更好地满足客人的需要,不断增设新的服务项目,增收创收,来提高市场占有率,对内部财务管理提出更高的要求,以适应生产经营的需要。

  1.建立健全原始附件的管理制度。餐饮、娱乐、住宿业的会计核算具有其自身的特点,会计核算原始附件多,传递频繁。要求记账准确,结账清楚,方能在消费者离开时准确无误地进行结账,否则有可能造成漏账现象,给单位带来不可弥补的损失。原始附件作为消费结算的依据,其失真、丢失都会给企业带来损失。原始附件的日常管理中,有的把空白原始附件拿去作草稿,无专人保管;在使用上,填写错的废单没有交回,重抄后就扔掉了,有的没有连号使用。因此原始附件的设置要按照本行业的特点、经营项目的内容、核算的要求来设计,一式四联并且每份要连续编号,原始附件的管理要按照发票的管理办法,实行专人管理,保管、领用要做好登记,使用要做到一客一单、一桌一单,连号使用,每月要检查、清理、销号,核对使用情况,废单要全部退回。

  2.统计的口径应一致。住宿前台收银处的统计与客房部的统计,往往统计金额不符,总是存在差异;前台与客房部统计的住宿床位数也总是存在差异,这是由于午休、钟点房、包房,两个部门一个按床位数,一个按房间数统计;一个按人次数,一个按床位数统计,在会计核算上由于统计口径不一致,易产生漏账现象,两个部门要加强协调,统一口径,统一计算方法,保证会计核算客观真实反映生产经营情况,做到客房与前台统计数账账相符。

  3.健全厨房与总台的核对制度。总台以服务员提供点菜单进行结算,厨房以服务员提供点菜单准备菜肴,总台与厨房相互之间都是通过服务员来连接,在多数情况下,总台与厨房都没有进行核对,有制度也只是流于形式,总台收银员为了保持点菜单的清洁,按照点菜单又重新依样抄一份,这样在服务员、总台、厨房三者之间没有认真进行核对,就会产生漏洞,造成截留收入现象,因此必需严格健全总台与厨房的核对制度,点菜单不能重抄,依据原始附件,每天双方对点菜单进行核对,核对后在日收入汇总表上签字,会计核算方能认可。

  二、存货

  存货的管理包括对库存物资的购、收、存、发等环节的管理。每一环节在存货管理中都起着非常重要的作用,因此必须规划管理好每一环节。!“存货采购环节中的薄弱环节。存货采购频繁,尤其是餐饮原材料的采购每天都要发生,在申购环节上,一般由使用者提出,报经批准后,交采购员采购。操作程序上,却不是根据实际需要来申报采购计划,而是觉得原材料不够就去买一批回来放着,至于这一批采购多少,是凭感觉办的,有的存货在需要时如发现没有,才马上通知采购去买,在买回之后再补填申购单报批,在这种存货申购条件下,经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请,因而也就没有恰当的采购计划。

  餐饮、娱乐、住宿业的存货流动较快,尤其是原材料,不仅要考虑经营的需要和经济库存量,还要涉及保质期。如果库存量过少,则不能满足经营的需要,如果库存量过多,则不仅使仓库和资金占用增加,而且还可能因放置时间过长,造成原材料的浪费。因此应当制定严格的存货申购制度,由物资使用部门和仓库保管员共同提出申购计划,报公司负责人批准执行,对使用频繁,需长期保持一定库存量的存货,如客房部门使用的一次性用品、厨房使用的干杂调料、低耗品等,应当结合存货的性质和每日使用量,制定一个合理申购计划。

  2.加强生产现场的存货管理。生产现场的存货,当天使用后,一般都有剩余的存货。在日常的生产经营中,当天剩余的存货由于存放在各生产点,往往忽视管理,给企业经济带来损失。食品、洗漱用品等,是有保质期的,无专人管理,如不注意,时间过长就会变质,造成损失。因此,应制定严格的生产现场存货管理制度,落实专人管理,尤其是餐饮原材料的管理,要确保现场存货的保质、完整和不流失,做好生产现场存货的使用、保管、检查、监督和管理工作。

  3.存货的物耗不能以领代耗,盘存不能流于形式。餐饮的原材料,由库房办理收料、发料手续,在各经营点直接消耗,到月末结算时,经营点一般都会有剩余物资,如果忽视了这部分物资管理而形成一部分账外物资,就会造成物资流失,给企业带来损失。按照会计核算的要求,每期核算,要如实反映生产经营的消耗,不能以领带耗,盘存不能流于形式,应当制定严格的存货盘存制度,由成本核算员、保管员、部门经理组成盘存小组,对各经营点、库房按月进行盘点,按实计耗,该计量的一定要过秤,盘存后经三方签字,会计核算才能认可。

  4.建立健全采购存货的质量验收制度。餐饮的原材料,质量要求更高,入库验收时,验货人不仅要检验数量,更重要的是要把质量关,制定清楚明晰、操作性强的质量标准,必要时,负责人可以对大宗存货实行抽查,检查质量控制制度的贯彻执行情况。对不合规定的存货应当追究有关人员责任。

  5.完善存货采购价格的监督制度。餐饮业的物资采购主要是在农贸市场,很大部分业主是自由经商的个体业主和菜农,售价变化频繁。采购入库价格,一般只能以采购员口说为凭,有可能虚报高价,从中谋取私利。企业应当制订合适的措施来避免采购员任意虚报价格。一是采取双人采购,双人验收,双人签字,相互制约;二是建立信息网络,由成本员、使用单位负责人、保管员定期在市场采购进行市场调查,把市场价格输入微机,作为领导签字报销的依据,从而达到监督、控制的目的。

  三、销售与收入环节上的管理

  1.抓好销售与收入环节的管理。餐饮、娱乐、住宿业的经营,再加上外卖点,行成点多面广,销售与收入繁杂,时间性强。销售收入的实现,一般情况下是由服务员填写消费单,通过提供产品、劳务服务,收银台依据服务员传递的消费单和现金进行结算,在会计核算上,要及时、真实、准确、全面反映销售与收入情况,就应严格制定管理制度,设专职稽核员,负责核查当日收入的实现状况是否正确;消费单要落实专人保管,建立保管、领取、使用登记制度,每月末清查核对,做好销号工作,同时经营点、收银台、服务员、稽核员的消费单要相互核对,做到账账相符,对外卖点做好收发过秤的登记制度,每天对账结算,制定外卖的操作程序、原始单据的传递程序,收银员依据原始附件填制日收入报表,保证会计核算收入真实、准确、完整。

  2.规范签单与签单收入的折扣。餐饮、娱乐、住宿业还有一个很敏感的问题,就是公款消费的签单问题。而公款消费领导们常常不愿意签单,往往是叫部下或随行的司机签单。这不仅给收款带来了多余的麻烦,也不利于本行业与其良好关系的发展。另外在收款时,有些签单部门又要求打折,这样应收与实收就存在差额,容易产生漏洞,造成漏账的现象,给企业带来损失,因此应完善签单的管理制度,做好签单信用程度的调查,确定有能力签单部门的人员,另外在签单时就把折扣确定好,做好宣传工作,做到应收与实收金额一致,做到账实相符。

  3.建立健全打折权限的管理制度。餐饮、娱乐、住宿的收费经常在打折,尤其客房收费,如果每次打折都要经理签字,工作量大,部门负责人工作也有难度。因此应针对餐饮、娱乐、住宿的特点,制定打折权限的管理制度,在淡季、旺季、团对消费、学生组团消费时,授予各单位、部门、总台、服务员分级打折的权限,需打折时,各授权人员分别在打折权限内签字,需越权打折的再向上一级领导请示,以便促进生产经营的发展。

  4.健全收银的管理制度。餐饮、娱乐、住宿业的经营点多面广,零散、分散,不便于集中管理。在日常的经营中,是由各点收银员依据消费单收款,汇总后次日分别上交财务,在这种操作模式下,资金占用大,资金不安全,易造成漏账、截留收入,给企业造成损失。为了保证各点每天的收入全部收回,就应建立一套完整的操作程序,健全收银管理制度,保证资金及时、完整、全部收回,加速资金周转。

  以上仅对会计核算、存货和收款环节中的一些问题进行了分析,而餐饮、娱乐、住宿业内部财务管理的内容远不比这些,管理者应当根据餐饮、娱乐、住宿业自身的特点来设计与之适应的财务管理制度,并设计有效的监督机制来促进企业有效的运行。

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