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浅析企业ERP系统对企业管理及财务会计工作的影响

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来源:转载更新时间:2017-06-19

  企业ERP系统是目前企业管理领域使用的重要工具,也是各大软件开发商的开发重点。这里以一个初步实现ERP运行,并从中受益的企业管理者角度浅议ERP为企业管理及财务工作带来的影响。

  1、什么是ERP

  ERP是enterprise resource planning的英文缩写,中文意思是企业资源计划,是目前企业管理界较为流行的一个名词,但并不是一个全新的概念,对于企业管理者来说,经营管理本身就是对企业可支配的各种资源的整合利用,创造价值的过程。但这时候的企业资源计划关注的往往是单个企业内部资源的配置,管理范围较小、难度较小,多使用手工或传统处理流程进行。随着企业规模的不断扩大,企业资源及信息已难以通过手工操作实现快速集中和优化,而市场竞争却日趋激烈,需要不断提高反映速度,减少决策失误。在这种情况下,利用日新月异的信息技术实现企业资源计划成为企业管理的一个共同的需要。把客户需求和企业内部的制造活动、供应商的制造资源整合在一起,形成企业一个完整的供应链并对供应链上所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务管理、人事管理、实验室管理、项目管理、配方管理等进行有效管理,就具有非常重要的意义。这里提出的企业ERP系统是利用先进的计算机及网络工具,配合实用的管理软件,利用信息技术手段优化企业价值链资源计划,达到高效、即时、高度综合的效果,为公司管理提供更有指导意义的资源信息。目前国际上有ORACLE、SAR等品牌,国内如用友、金蝶等都有自己的ERP软件产品。但在目前国内企业中鲜有完整的成功实施例证。

  2、ERP作为企业管理的先进思想和工具,他为企业管理带来的变化。

  (1)整合企业供应、生产、销售价值链。

  伴随企业竞争范围的扩大,企业为了应对竞争,不但需要对自身资源信息的掌握,同时需要将供应商和销售商信息进行整合形成相对完整的供销体系信息,以共同应对变化的市场和竞争对手的多变的竞争手段,力争实现集体的竞争优势,达到共赢的目的。由于有了先进的信息技术和ERP,使企业有了实现整合价值链信息的技术平台,解决了手段的问题。

  (2)管理思想的改变。

  传统的管理模式强调事前预计、事中控制、事后审核,业务的发生人为分为几个环节,而ERP的思想则是实时的跟踪,管理者可以跟踪到业务的每一步操作,随时发现存在的问题。甚至通过专门的软件设计,让系统自动通报问题。公司的管理成了一个动态的系统,一个环环相扣的过程。而且部分原有的业务流程要重新调整,减少随意性,加强规范性。管理信息越来越精细和集成。例如在传统信息流体系下,要想得到实时的销售信息几乎是不可能的,只有每天或每一规定的时段由销售统计人员将一定时间的销售信息进行汇总后才能提供完整的销售信息。而在企业ERP系统下,物流和信息流是同时进行的,管理者可随时得到任何时间和任何时段的销售信息。

  (3)信息来源的变化。

  在原有的管理系统中,物流、资金流、信息流是相互分离的,信息来源于对物流、资金流的综合处理,如月底综合处理全部的验收、领料、销售。在日常的运转中信息流是与其他流动相分离的,他们之间的关系只有月度结算后才明朗,而ERP系统则把三者和而为一,每一种流动都连带其他流动,而且同时分不同的渠道各自集中,信息的来源已不是业务部门出物流信息,财务部门出资金流和信息流,而是,三流同时、即时流动。信息的来源向业务的源头延伸,特别是涉及物流的信息都要由物流人员在物流业务处理同时生成信息流,并定期或随时传递到整个系统。信息不必在规定的时间集中处理,财务人员的汇总各种信息载体的功能将向业务部门转变,财务更多的是监督信息的形成、分析信息、提出建议。业务与财务已经真正连为一体,信息共享。传统的企业财务信息处理系统,基本可以分为一级核算和二级核算两种模式,在一级核算模式下,企业的财务信息全部由财务会计部门根据各业务部门提供的原始单据集中处理,形成财务信息,出具各种会计报表。在二级核算体制下,企业财务信息处理由两层组成,第一层次的成本归集、核算由各生产车间设立的成本核算员完成,企业财务会计部门负责形成其他会计信息,出具财务报表。在这两种模式下,企业都可以使用手工处理,也可以利用一些简单的会计软件。但最终的财务信息、会计凭证、会计分录都是由财务部门制做。但在ERP处理背景下,企业财务信息的来源发生了一些变化,由于各业务模块分散在各业务环节中,比如采购模块由采购部门使用、库存模块由仓储部门使用,销售模块由销售部门使用,总帐、往来帐模块由财务部门使用,各模块使用者通过一种环环相扣的方式形成最终的集成信息,而某些财务信息是在业务操作时就已形成,比如:采购流程中,发出订单时不产生会计信息,验收入库时则通过对采购信息的匹配自动生成标准成本会计分录:

  CR:原材料等

  DR:应付帐款-中转科目

  当财务部门核销供应商发票时生成如下科目:

  CR:应付帐款-中转科目

  DR应付帐款-某供应商

  同时对于实际成本与标准成本的价差进行处理。由以上处理可以看出,会计信息在仓储部门的验收过程中已经产生,是在系统中通过对已经存在的采购定单的核销过程中形成的,但这种信息的重点是形成库存信息,用于指导采购和生产,而财务部门对供应商发票的处理过程是依据仓储部门的验收进行的核对和录入过程,产生的主要是对供应商的付款信息,两部信息通过一个中转科目合并成有效的财务信息。而且在这个过程中企业财务部门可以实现对采购价格的绝对监控,在财务部门维护价格的情况下,采购订单的价格信息自动生成。在产品销售环节也是如此,产品根据销售定单,产品出厂时销售系统会生成如下分录

  CR:产品销售成本—标准成本

  DR:产成品—标准成本

  月末结算时调整实际成本与标准成本的差异,并在系统中生成发票,系统会计分录为:

  CR:应收帐款-某客户

  DR:主营业务收入—某产品

  由以上分析可见,财务信息的来源向业务领域延伸,财务会计部门所做的工作是保证业务环节处理的准确性、及时性,并进行修订。传统信息处理方式下要等到材料入库、验收、财务部门核对供应商发票并登录帐薄后才能了解材料的进、出、存。而在使用ERP系统处理中,每一个环节业务的处理都有相应的信息形成,并可以随时检索使用。

  3、企业实施ERP的背景及远景

  随着企业经营规模的不断扩大,信息量越来越大,利用原有的信息处理流程和信息载体,已无法使信息及时得到整理和传达,决策者得到的甚至是过时的信息,国内传统的公司企业一般主要经营地都集中在某一区域,资产、市场区域、人员结构都比较简单,企业经营者可以及时获得各方面的信息,对自己掌握的资源可以说一清二楚,甚至可以通过现场的巡查获得信息。但是随着社会经济的发展,企业为了拥有更有利的竞争优势,通过扩大生产和实行收购兼并等策略使规模急剧扩张,例如上市公司通过收购、兼并、合资建厂等手段使旗下企业可以多达几十家、甚至几百家。而且处于不同的业务领域,不同的地理位置,具有不同的管理水平。在信息极度分散的情况下如何及时获得信息,实现对公司的有效控制、及时决策。都成为摆在经营者面前的当务之急。在这种情况下,某些领先的公司开始推行ERP,实施ERP系统对公司管理水平的要求是比较高的,具有全新的管理思想。对于国内企业来说,由于管理体制的问题,很多公司无法接受规范化的管理,甚至认为限制了公司的操作。实际上,一个公司如果真的想发展、就必须走规范化的道路。甚至不得不有限度的放弃效率。否则必然陷入混乱的境地,这已经有太多的例证了。

  4、ERP与外部环境

  目前ERP实施尚受到国内环境的影响,由于国内经济运行机制与国际环境有不同之处,受国内ERP软件发展时间有限制,国内软件在满足集团用户上尚有差距,所以很多大型企业集团采用国际软件,如联想集团使用SAP,青岛啤酒使用ORACLE等。但国际软件受其开发环境的影响,具有标准的软件功能,不一定完全适合中国国内环境,必须经过一系列软件的二次开发和利用其他辅助手段实现软件功能与企业信息需求之间的匹配。比如销售发票,国际上通行的做法是形式发票,企业根据自己单位开出的形式发票作为原始凭证和报税依据,而国内企业必须使用到税务机关领用的发票确认交易和据以报税,这样一来企业ERP系统生成的发票必须与按照税务机关要求开出的发票进行衔接,特别是在计算机开具增值税专用发票的情况下,企业要从系统中引出形式发票的汇总信息,再利用税务机构的开票系统开增值税专用发票。由于国内贸易习惯使用含税价,造成不含税价经常出现多位小数,甚至循环。在数量足够大的情况下,系统数据和开票系统会出现一定差额,企业要根据税务开票系统数据调整ERP数据。再比如:国内会计报表审计习惯于原有的会计处理流程,使用ERP后,会计信息来源向业务领域延伸,而且出现了一些中转科目,帐户信息的查询方式、信息的列示方式都发生了相应的变化,如何适应这种变化,为审计领域提出了新的要求。还有,企业ERP系统如果能够与企业的电子商务系统、供应链管理、网上银行系统实现对接则可以更大的发挥信息技术所带来高效率。但是这些在目前的国内信息技术发展程度上无法全面实现,先行者必须考虑将来的发展趋势,留出足够的发展空间。

  5、ERP给财务会计工作提出更高的要求。

  对于长期使用手工操作进行财务会计处理或是使用电子计算机模拟手工操作的财务软件进行会计处理的财务会计人员提出了新的要求。

  1、计算机操作能力的提高,由于ERP操作全部依靠电脑进行,操作人员必须具备一定的电脑操作能力。

  2、财务会计人员岗位的变化,受财务信息来源的影响,很多原来由财务会计人员处理的信息向下延伸,会计工作量会下降,而且操作有严格的规范,不懂财务会计的人员甚至也能按规范操作完成工作,会计人员面临岗位减少的挑战。

  3、财务会计人员角色的变化,会计人员直接处理的业务减少了,但是维护系统正常运行,保证各环节按照操作规程操作,保证会计及其他信息的及时、完整,减少误操作对信息造成的不良影响成为财务会计人员的一项新的工作,同时,由于工作量上的变化,财务会计人员应尽快实现角色的转变,学会利用系统提供的信息进行加工分析,形成更有价值的信息。

  4、财务会计人员工作方式的变化

  受国家财务处理业务周期性影响,原来的财务会计工作业务量呈杠铃型,月初和月末工作量大,受及时性要求,经常需要加班。而月中则比较平淡,财务会计人员常常无所事事,财务人员想将业务日常化,但没有集中的信息难以实现。实施ERP后,大量的业务如收料、发料、费用分配、发货等在实际业务发生时即可形成会计信息,业务量向日常转移,月末仅对涉及总帐的业务进行过帐处理,省掉大量的汇总、分类等计算工作,可以实现业务处理的均衡化。

  总之,企业ERP系统是有效、先进的管理工具和思想,但我们必须了解它可能带来的变化,包括业务流程和管理、操作思路的变化,并要求管理者具有接受新事物、调整管理方式的心理准备。如果仅仅是叶公好龙,ERP肯定无法实施。而一旦有效运转ERP系统,企业将获得无法估量的效益。

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