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50个EXCEL技巧(二)

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来源:转载更新时间:2017-06-19

  26、如何为表格添加斜线?

  一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。其实,我们可以使用绘图工具来实现: 单击“绘图”按钮,选取“直线”,鼠标变成十字型。将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。另外,使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择“对象格式”\“图案”,选择“无边框”项即可。

  27、如何快速地将数字作为文本输入?

  在输入数字前加一个单引号“”‘,可以强制地将数字作为文本输入。

  28、如何定义自己的函数?

  用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块,或插入一页新的模块表(Module),在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序,按Enter确认后完成编 写工作,Excel将自动检查其正确性。此后,在同一工作薄内,你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数,如:

  Function Zm(a)

  If a< 60 Then im=“不及格”

  Else Zm=“及格”

  End If End Function

  29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义 函数?

  可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下,采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS,现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数,应首先确保MYUDF.XLS被打开,然后使用下述链接的方法: =MYUDF.XLS!ZM(b2)

  30、如何快速输入数据序列?

  如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自动填充呢?在第一个单元格内输入起始数据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!选择“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签, 在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:张三,李四,王二……),单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。

  31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

  上例中,介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列……此时,你可以根据需要选择一种填充方式。

  32.如果你的工作表中已有某个序列项,想把它定义成自动填充序列以备后用,是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项?

  不需要。有快捷方法:选定包含序列项的单元格区域,选择“工具”\“选项”\“自定义序列”,单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框,按“确定”按钮返回工作表,下次就可以用这个序列项了。

  33、上例中,如果你已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列?

  选定单元格区域,选择“数据”\“筛选”\“高级筛选”,选定“不选重复的记录”选项,按“确定”按钮即可。

  34、如何对工作簿进行安全保护?

  如果你不想别人打开或修改你的工作簿,那么想法加个密码吧。打开工作薄,选择“文件”菜单中的“另存为”命令,选取“选项”,根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”,按“确定”退出。

  工作簿(表)被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护,起到双重保护的功能,此时你可以这样做:首先,选定需保护的单元格区域,选取“格式”菜单中的“单元格”命令,选取“保护”,从对话框中选取“锁定”,单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令,选取“保护工作表”,根据提示两次输入口令后退出。

  注意:不要忘记你设置有“口令”。

  35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来?

  对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。解决办法是:选择“文件”\“页面设置”\“工作表”,在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后,打印出来的表格就面目如初了。

  36、工作表保护的口令忘记了怎么办?

  如果你想使用一个保护了的工作表,但口令又忘记了,有办法吗?有。选定工作表,选择“编辑”\“复制”、“粘贴”,将其拷贝到一个新的工作薄中(注意:一定要是新工作簿),即可超越工作表保护。当然,提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

  37、“$”的功用

  Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置,当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置,公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单元格地址,使之在拷贝时保持固定不变。

  38、如何用汉字名称代替单元格地址?

  如果你不想使用单元格地址,可以将其定义成一个名字。

  定义名字的方法有两种:一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字,另一种是选定想要命名的单元格区域,再选择“插入”\“名字”\“定义”,在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读,比如公式“=SUM(实发工资)”显然比用单元格地址简单直观,而且不易出错。

  39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址?

  在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦,尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键,进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”\“名字”\“定义”,将此区域命名,如Group1,然后在公式中使用这个区域名,如“=SUM(Group1)”。

  40、如何定义局部名字?

  在默认情况下,工作薄中的所有名字都是全局的。其实,可以定义局部名字,使之只对某个工作表有效,方法是将名字命名为“工作表名!名字”的形式即可。

  41、如何命名常数?

  有时,为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如,在某个工作表中经常需用利率4.9%来计算利息,可以选择“插入”\“名字”\“定 义”,在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”,在“引用位置”框中输入“= 0.04.9”,按“确定”按钮。

  42、工作表名称中能含有空格吗?

  能。例如,你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是,当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时,不能使用类似“= ZhU Meng!A2”的公式,否则 Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是,将调用公式改为“="Zhu Mg"!A2”就行了。当然,输入公式时,你最好养成这样的习惯,即在输入“=”号以后,用鼠标单由 Zhu Meng工作表,再输入余下的内容。

  43、给工作表命名应注意的问题

  有时为了直观,往往要给工作表重命名(Excel默认的荼表名是sheet1、sheet2……),在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名,否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道,在工作薄中复制工作表的方法是,按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置,复制成的工作表以“源工作表的名字+(2)”形式命名。例如,源表为ZM,则其“克隆”表为ZM(2)。在公式中Excel会把ZM(2)作为函数来处理,从而出错。因而应给ZM(2)工作表重起个名字。

  44、如何拆分或取消拆分窗口?

  当我们给一个工作表输入数据时,在向下滚动过程中,尤其是当标题行消失后,有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分,然后将标题部分保留在屏幕上不动,只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”\“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”\“撒消拆分窗口”命令外,有捷径:将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上,双击鼠标即可取消已拆分的窗口。

  45、如何给工作簿扩容?

  选取“工具”\“选项”命令,选择“常规”项,在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有255张工作表,系统默认值为6. 46、如何减少重复劳动?

  我们在实际应用Excel时,经常遇到有些操作重复应用(如定义上下标等)。为了减少重复劳动,我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是:选取“工具”菜单中的“宏”命令,执行“记录新宏”,记录好后按“停止”按钮即可。也可以用VBA编程定义宏。

  47、如何快速地批量修改数据?

  假如有一份 Excel工作簿,里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50(元),当然你可以用公式进行计算,但除此之外还有更简单的批量修改的方法,即使用“选择性粘贴”功能: 首先在某个空白单元格中输入50,选定此单元格,选择“编辑”\“复制”。选取想修改的单元格区域,例如从E2到E150.然后选择“编辑”\“选择性粘贴”,在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算,按“确定”健即可。最后,要删除开始时在某个空白单元格中输入的50. 48、如何快速删除特定的数据?

  假如有一份Excel工作薄,其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除,首先选定区域(包括标题行),然后选择“数据”\“筛选”\“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”,那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下,选择“编辑”\“删除行”,然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。最后,取消自动筛选。

  49、如何快速删除工作表中的空行?

  以下几种方法可以快速删除空行:

  方法一:如果行的顺序无关紧要,则可以根据某一列排序,然后可以方便地删掉空行。

  方法二:如果行的顺序不可改变,你可以先选择“插入”\“列”,插入新的一列入在A列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部,删去所有空行。最后以A列重新排序,再删去A列,恢复工作表各行原来的顺序。

  方法三:使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法,只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白”。

  50、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值?

  通常情况下,我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值,而是将其内容置为空。例如,图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式,将有可能出现0值的情况,如何让0值不显示? 方法一;使用加上If函数判断值是否为0的公式,即: =if(b2+c2+d2=0,“”, b2+c2+d2) 方法二:选择“工具”\“选项”\“视窗”,在“窗口选项”中去掉“零值”选项。 方法三:使用自定义格式。 选中 E2:E5区域,选择“格式”\“单元格”\“数字”,从“分类”列表框中选择“自定义”,在“格式”框中输入“G/通用格式”,按“确定”按钮即可。

责任编辑:zoe

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