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Excel会计实用操作:数据透视表的计算方法

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来源:转载更新时间:2017-11-21

  会计工作中离不开excel电子表格软件,它不仅具有数据输入、输出、显示、分类、统计、查询等数据处理的基本功能,还具有强大的数据分析功能与程序执行自动化功能,为会计人员的工作提供了许多便利。

  数据透视表是Excel众多重要功能中非常实用的一项高级数据处理功能,可以说是Excel的精髓之一。下面详解在数据透视表中的计算方法。

  一、多种汇总方式--有11种汇总方式

  1.透视表中我们可以对字段进行多种汇总方式?比如:求和、计数、平均值、最大值、最小值乘积、数值计数、标准偏差、总体标准方差、方差、总体方差。

  具体操作如下:

  选中相关字段名--单击右键--“字段设置”--“数据透视表字段”对话框--“汇总方式”下拉列表选某种汇总方式》确定。

  2.要对同一字段使用N种汇总方式,需要将此字段拖动N次到数据区(即同一字段可以多次使用)。再将此字段拖动到列字段。并选择不同的汇总方式即可。

  3.如何更改数据透视表默认的汇总方式:

  a.手动:右键一个个更改;

  b.如数据透视表因为空格的原因而对数字使用计数汇总方式,则需将数据源中的空格填充为0;

  如果“数据透视表字段”中的汇总方式还不能满足要求,则需要使用自定义显示方式来选择更多的计算方式。

  二、自定义显示方式--有9种显示方式

  在数据透视表内有9种显示方式。它们是:普通、差异、百分比、差异百分比、按某一字段汇总、占同行数据总和的百分比、占同列数据总和的百分比、占总和的百分比、指数

  a.普通:数据区域字段按默认的方式计算;

  b.差异:数据区域字段与指定的基本字段和基本项的差值;

  c.百分比:数据区域显示为基本字段和基本项的百分比;

  d.差异百分比:数据区域字段显示为与基本字段性的差异百分比;

  e.按某一字段汇总:数据区域字段显示为基本字段项的汇总。利用插入字段排名,公式=1,字段选项—数值显示方式—按某一字段汇总—按员工姓名,可达到排名效果。也可以利用此字段,显示会计帐簿的余额栏

  f.占同行数据总和的百分比:数据区域字段显示为每个数据项占该行所有项总和的百分比;

  g.占同列数据总和的百分比:数据区域字段显示为每个数据项占该列所有项总和的百分比;

  h.占总和的百分比:数据区域字段显示为每个数据项占所有项总和的百分比;

  i.指数:使用公式:((单元格的值)*(总体汇总之和))/((行汇总)*(列汇总))。

  如何修改或删除自定义数据显示方式,修改:在“数据显示方式”下拉列表中选择其他的数据显示方式。删除:在“数据显示方式”下拉列表中选择“普通”,就回到原始数据的显示状态。

  三、添加计算字段或计算项进行数据分析

  添加计算字段:通过对已有的字段进行计算得到新的字段;添加名次字段,设置“公式=1”。然后通过自定义显示方式的调整:字段设置—按某一字段汇总,基本字段选“员工姓名”,从而列出要求的排序。

  添加计算项:在某一个字段下进行不同项之间的运算来得到新的数据项。

  添加计算项时,“在”费用属性“中插入计算字段”,翻译得不够准确,应是“在”费用属性“中插入计算项”。

  四、对数据透视表中进行计算时经常遇到的3个问题进行分析

  1.为什么在计算字段中使用了match等函数却得不到计算结果呢?

  原因:在数据透视表计算字段中只能使用简单的函数运算(如:SUM,IF,TEXT? AND? NOT? OR? COUNT? AVERAGE)? 这是因为数据透视表的计算是在透视表的缓存中进行的,因此不能使用函数对单元格引用或定义名称等。

  2.为什么添加了由“单价”*“数量”得到总金额字段后?其合计数计算不正确呢?

  原因:在数据透视表总计结果总是先进行求和再进行其他运算,因此在计算总金额时,是先将“单价”和“数量”分别求和(即使字段的汇总方式选择为平均值也是一样以求和结果来进行计算)再进行乘积的运算,因此计算结果就会产生错误。

  3.为什么我的数据透视表不能进行行总计呢?

  原因:数据透视表的行总计只能计算由一维表数据项形成的列字段的数据,而对于二维表创建的多列字段形成的列字段数据则需要通过添加计算字段进行求和或其他方式来实现。二维表的数据源产生的透视表默认没有行总计的计算结果。如果要得到此计算结果,有几种方法:

  a.添加计算字段

  b.其它方式(利用多重合并计算数据区域

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