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用Excel鉴别虚假发票的技巧

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来源:转载更新时间:2017-06-19

  虚假发票现在已经成为被审计单位徇私舞弊重要手段之一。在县级单位采用电子记账的单位很少,AO软件应用不上,应用Excel的强大数据处理功能鉴别虚假发票是一种比较有效方法。

  1、数据的整理。我们在审计中发现可疑的发票,按购买商品、发票号码、发票内容、购买日期、签字日期、发票类型、记账日期、单价、数量、金额、经办人员、发票书写情况(是否有涂改、是否大小写一致等情况)进行详细录入,如果有必要也可以对被审计单位所有原始发票进行输入。

  2、数据的处理。数据的处理是发现问题和线索的重要步骤。

  (1)按“发票内容”进行排序、汇总,同一类的支出就一目了然了。然后,根据实际情况对发票所发生业务的真实情况,结合经办人员进行落实。如该单位没有打印机、复印机,却有高额的打印费、复印费支出;基建支出的金额明显高于实际工程;用于福利的支出与实有人员情况不符等。把分散在各期间的汇总起来,就不难发现被审计单位有重复报销、逃去现金等违规违法行为。

  (2)按“发票书写情况”进行排序、汇总,对有涂写、大小写不一致、笔迹不一致等情况与有关人员进行笔迹核对,可能你会发现财务人员篡改原始发票套取现金的行为。

  (3)按“发票类型”和“发票号码”进行排序、汇总,对发票号码在前而购买日期在后,或者购买日期在前而发票号码在后,要对有关人员的笔记进行仔细核对和询问,对大量连号发票要实地落实。

  (4)按“购买商品、单价、数量、金额”进行排序、汇总,对同样商品单价差距大的进行核对,看有无用提高单价套取现金的行为。

  (5)按“记账时间、购买时间”进行排序、汇总,有疑点的发票比较集中的月份,一般在春节、中秋节前后,要进行仔细核对,看是否用于发放福利和赠送礼品。对记账时间和签字日期与购买时间相差较远的要问明原因。看是否有为他人突击解决费用的问题。

  运用Excel的汇总排序功能进行归类比较,结合鉴别经验,为审计工作提供重要线索是十分轻松的事情。

责任编辑:zoe

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