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填制凭证时需要注意哪些问题?

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来源:转载更新时间:2017-11-07

  作为会计,在填制凭证时,必须做到记录真实、内容完整、书写清楚、填制及时。具体地说,必须注意以下事项:

  1、望闻问切: 填制凭证前应先仔细审查原始凭证.审核原始凭证,不是简单的加计金额、看费用是否符合公司的报销制度.而应该象福尔摩斯探案一样对凭证进行审查.这需要我们具备医生"望闻问切"的本领.

  望:仔细审查凭证,主要审查票据真实性、合法性、合规性,还有各项要素是否填写齐备、准确.报销程序是否合理,签字是否完备、审批权限是否适当等等.

  闻:此闻者,听也,非嗅也.一般来说部门主管对业务的真实性负责,财务部门无法一一确定业务的真实性,但要将票据所反应的经济业务与自己的所知所闻相印证,如有不符,应仔细询问并核实.这就需要平时多了解公司的生产经营情况,多与其他部门沟通交流.

  问:审查凭证时一边审查,一边与报销人聊天,尽量多问.对有疑问的地方要多方询问并相互印证.

  切:是指运用逻辑分析和职业判断.审查票据要素(时间、地点、金额、票据号)与业务内容是否相符,对各要素的合理性做出职业判断.例如过路费票据的审查,要仔细审查票据的时间、地点与其路线是否相符,对出租车票的时间与业务发生时间相核对.如果某业务员报销定额票据较多、或出租车票较多,怀疑其有虚报行为,还可将其最近几个月报销的此类票据一一登记在Excel中,按票据号和发生时间排序.是否虚报,立马知晓.

  2、全局观:要有全局观,费用报销时就要有预算控制的意识.招待费、广告费等还要时刻关注是否超所得税扣除限额.

  3、税务筹划理念:税务筹划本应在业务发生前,但做为补救措施,会计凭证的制单人应该是守门员,业务已经发生,在填制凭证时就应督促相关人员采取措施进行补救,至少要从形式上满足国家税收法律法规的规定,减少税收支出、避免税务处罚.

  4、后期服务理念:填制凭证一定要有后期服务的理念,方便后期查账.因而一定要核算规范合理、摘要清晰明了,摘要中时间、人物、单位、事项(甚至数量、单据号)一定要齐备,否则后期查账非常麻烦.

  5、风险防范意识:填制凭证时一定要有税务风险、法律风险意识.

  凭证填制的实战技巧:

  1、摘要根据实际情况该详细的详细,该模糊的模糊的.

  2、某些凭证应从中间科目过账,以便查账、统计.如现款销售,也从"应收账款"过一下;发放工资或福利,通过"应付职工薪酬"过一下.

  3、错误凭证调整或冲销应在原始凭证备注说明.

  4、替票问题的处理

  5、其他规范事项:

  ①、凭证附件的张数如何计算

  记账凭证附件张数计算的原则是:没有经过汇总的原始凭证,按自然张数计算;经过汇总的原始凭证,每一张汇总单或汇总表算一张,因为原始凭证张数已在汇总单的"所附原始凭证张数"栏内已作了登记.

  ②、原始凭证丢失的处理方法

  从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开具单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证.如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证.

  ③、票据审核后的处理

  视情况而定,有退回、报销、作废三种情况. ①退回:单据不齐(应附而未付)、签字不全,退回报销人补充完善. ②报销:完全符合要求则直接报销;如果单据齐全,签字齐备,只是个别票据不能报销,则不能直接涂改报销金额,也不应退回报销人重新填报、重新走签字流程,而应在报销单上写"核报金额XX元"后报销. ③作废:如果报销人弄虚作假,经核实后,则直接作废,不予报销.

  ④、几个单位共担电费和物业代收电费的处理

  公司与其他企业、个人共用水电的,可凭租赁合同、共用水电各方盖章(或签字)确认的水电分割单、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账. 水电费由物业公司代收且无法单独取得发票的,凭物业公司出具的水电费使用记录证明、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账. 否则,在所得税汇算清缴时,税务不会允许税前扣除.

  ⑤、会计人该怎样整理会计凭证

  财务的记账过程,就是一个对单据进行整理、归纳、分类、定性的过程.每一笔经济业务的发生,在财务上反映为单据的书面记载.单据的填写和单位的各个部门有关,财务部门需要根据单位制定的财务制度,对单据的使用、填开等做出详尽的要求.而对单据的整理等工作,则是财务人员必须谙熟的基本功之一.

  (1)、会计凭证的分类

  会计凭证主要分为原始凭证和记账凭证,常用原始凭证有因具体业务发生所开具或收到的发票、各单位自制的入(出)库单、工资表以及印制填写的费用报销单、支出凭单、借款单等.记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证,按照经济业务的内容加以归类并确定会计分录而填制的凭证.

  (2)、原始凭证的粘贴要求

  财务部负责人应制定并规范单位财务制度,事先派专业人员指导各部门对各类票据正确填开.原始票据的粘贴是一项日常化的工作,所有票据一般使用液体胶水粘牢左方的票头,把发票纸张大小相同、票面金额相同的粘在一起,多张纸张小的先粘贴到印制的报销单据粘贴单上,从右至左,两张票据不完全重合,便于翻找核对金额.

  (3)、记账凭证的整理要求

  一笔款项在支付或一项经济业务发生后,票据传递到财务记账人员手中,出纳据以记账并做到日清月结,负责编制记账凭证的财务人员检查单据是否保持完好、整齐,对经济业务性质相同的归放在一张记账凭证里,并予以编号. 每个单位从管理角度出发,在核算各项支出时一般会分部门核算,在填制记账凭证前,可以将同一部门的相关单据搁放在一起,简化工作量. 记账凭证编制完成后,负责凭证审核岗位的财务人员对每张凭证逐一审核.记账凭证的打印一般在凭证审核完成之后,连续打印,使用专用配套纸张.打印后与对应的原始凭证粘贴在一起,注意一般是将左上角粘牢即可,不必将纸张左侧全部粘紧,对于原始凭证较多的,可以不进行粘贴,折叠整齐,顺序放置,然后用回形针别紧,装订时再一并装订.


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