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审计制度:撰写审计调查报告的若干技法问题

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来源:转载更新时间:2017-08-28
《审计机关专项审计调查准则》于2001年8月1日实施。为了配合搞好专项审计调查、写好专项审计调查报告,本文试将撰写专项审计调查报告(下称报告)分成分析撰写资料和编辑报告内容等两个步骤;然后,讨论两步骤的撰写方法;揭示撰写方法上存在的主要问题,并提出解决办法。

一、两点说明

(一)社会上以及审计机关对应用文写作技法方面的文献很少,以至于对诸如报告“基本情况”取舍、“建议”提法等关涉写作方法的问题,尚无共识。这对稳定、提高报告水平构成影响。为此,本文有针对性的探讨了若干技法性问题。

(二)“分析撰写资料”和“编辑报告内容”,在报告撰写过程中没有明显界线。但是,影响报告质量的方法性问题,无外乎“分析”与“编辑”两类。为使本文讨论的问题系统、定位,便于理解和阐述,才如此划分。

二、资料分析过程及其存在的方法性问题

(一)资料分析过程

报告资料分析过程。是审计人员对查证属实的调查事项进行认识,最终形成审计意见的系统的思维过程。各分析环节及其分析规则如下:

1、界定事实。是对被调查事项(或称:问题,下同)的行为轨迹及其相关因素进行准确、完整的描述。①行为轨迹:包括时间地点、人员方式、幅度范围等量化内容。②事件相关因素:包括人员素质、经济环境、规范性要求的适用情况等非量化内容。

2、归纳特点。就是概括问题(或称非预期事项,下同)的存在特征。方法:

(1)将规范性要求(预期状态)与已经完成界定任务的非预期事项(非预期状态),进行“应该怎样(预期状态)”与“实际怎样(非预期状态)”的比较。(2)将两者的差异排列出来。(3)其中最能概括地解释非预期事项存在状况的差异,就是该事项的特点。

如,应按市价就近购买原材料(预期状态),却以高价远途购进等质品(非预期状态)。该事项特点可归纳为,购入价高值低原材料。

3、寻找原因。就是找到引发非预期事件的具体事项。做法:(1)从已经完成界定任务的非预期事项的初始点入手。(2)将可能引发非预期行为的“事件相关因素”排列出来。(3)其中最能合理地解释该非预期事项“特点”的因素,即是产生该事项最可能的原因。

4、推断趋势。不良的发展趋势,是与相应的发展目标或者进度计划比较而言的。做法:(1)确定与该非预期态势相对应的当前以及将来的预期状态。(2)由已完成界定任务的非预期事项的当前状态,测算或者推导出可能产生的不良后果。(3)将两者将来状态(即应该怎样和可能怎样)的相关因素排列出来。取其中最大的差异作为推断结果。

5、作出结论。结论是凭借一定标准,对被调查事项的状态、性质作出的评价,包括单项事实和综合情况评价两种。(1)单项事实评价。是以该调查项目适用的规范性标准,与已完成界定任务的调查事项进行比较(定量标准与行为轨迹比较,定性标准与事件相关因素比较),取其中差异最为明显、最能合理地解释该事项特点的因素,作为评价结论。(2)综合情况评价。是对调查对象进行的整体评价。做法:首先,依据该调查项目适用的综合性(如,法律的、效益的等)规范标准,对已完成界定任务的单项事实归类整理,并进行再界定。第二,概括出不同类别事项的特点。第三,将已完成综合界定任务的整体性情况与该事项适用的综合性评价标准相比较,取其中最能合理的解释综合情况特点的因素,作为结论内容。

6、提出建议。建议包括根治和控制两个层次。针对“原因”的建议,可以从根本上解决“问题”;针对“特点”的建议,能够起到控制、避免损失,使“问题”不进一步扩大甚至不再发生的作用。因为,趋势推断得出的不良后果尚未形成,所以,针对问题特点的建议就能对其起到控制与防范的作用。

举例说明:某国企四年内,向一民办企业不断投资共一亿余元,未获投资收益。(1)界定:①行为轨迹:四年向民办企业多次投资计一亿余元,未获收益。②事件相关因素:(见“可能的原因”)(2)特点:进行无效益投资。(3)可能的原因:①市场变化快。②决策水平低。③法制化管理不到位。因为,市场变化快、决策水平低,都不能成为坚持进行无效益投资的理由。所以,法制化管理不到位,是发生该无效益投资问题最可能的原因。(4)趋势推断:如此以往,企业将要破产。(5)结论:(依据资产保值增值责任原则)该责任人已失去正常的责任心。(6)供选择的建议:①指向原因:按照市场经济条件下的价值观念,对国有资产的经营责任立法管理。②指向特点:认真进行市场调查;进一步强化可行性研究;重大决策必须经董事会表决通过;建立直接与间接责任的追究制度,等等。

(二)资料分析过程存在的撰写问题

1、将性质不同的事项一起界定,致使建议针对性差。例如,前些年对三角债的解释即界定是:法人A拖欠法人B货款,……,法人C又拖欠法人A货款等等。于是,该问题的特点被归纳为:国企间相互拖欠货款严重。其实,国企债务现象,是一个由许多性质不同的问题纠缠在一起的综合性问题。解决起来,必须履行先分解、后综合的资料处理程序。具体情况具体界定,把握不同的特点、找到各自的原因。

2、特点归纳不准,抓不住问题症结。表现:(1)(在同一报告中)甲(类)问题的特点,能解释乙(类)问题。说明该(类)问题还包含着两(类)个以上的问题,需要进一步分解。(2)甲问题的特点,不能解释甲问题。说明界定该事项还没到位,最能概括该非预期事项与预期状态之间的差异还未归纳出来。(3)特点过多,没有抓住问题本质。一个问题,可以表现出若干存在特征。但是,一个方面的存在特征,只能由一个特点反映。

3、原因不可信,分析活动肤浅。表现:(1)没从已经完成界定的非预期事项的初始点入手。(2)没将可能引发非预期行为的因素全部排列出来,最可能引发非预期事项的因素尚未发现。

4、推断的趋势不合理,结果荒谬。表现:(1)确定的推断依据不符合调查对象实际。(2)使用的推断方法没有经过合理性论证。

5、结论不能把握事项全貌或者不能抓住问题要害,失去评价意义。表现:(1)结论不能把握事项全貌。是对事项整体的评价标准尚未把握。(2)不能抓住问题要害。尚未归纳出综合性问题的特点,导致评价缺乏针对性。

6、建议不可行,造成调查活动失败。表现:(1)不懂得在正常工作中,从根本上解决问题的情况极其罕见,没着重针对问题特点提出建议。(2)建议产生后,没论证它在政治上,条件是否成熟;经济上,财力是否允许;技术方法上,是否科学可靠,就盲目写进报告。

三、编辑报告过程及其存在的撰写问题

(一)编辑报告过程及其资料取舍规则

1、报告的编辑过程。审计人员完成“资料分析”任务后,依报告体制和资料的取舍规则,编排报告内容,形成报告的过程。

2、资料取舍规则。因为报告要反映“问题”,成果体现在“建议”部分。所以,资料取舍采取以问题为核心、按逆向顺序(正向顺序是:基本情况、问题、分析、建议——注)方法,确定编入报告的内容。具体步骤如下:

(1)确定进入报告的“问题”。报告中的问题,是以“特点”为标题、“界定事实”为内容、按重要优先的排列原则编入的。

(2)按适当可行原则,确定编入报告的“建议”条款。

(3)按“建议”指向,编入相应的“原因”、“特点(即问题)”以及“趋势”的文字分析内容。A、如果“建议”指向问题的“特点”、“趋势”,即准备治标,不必编入“原因”。B、如果“建议”针对问题的“原因”,即准备治本。则不但要编入“特点”,还必须编入“原因”的文字分析内容。因为,该“建议”打算从根本上解决“问题”,必须系统、全面地反映“问题”的全貌。

(4)编入与“问题”相关的“基本情况”。介绍基本情况,目的是让读者接触问题、考虑建议之前,先对相关环境有所了解,以便读者更全面的了解问题,产生与作者相同的看法。

(二)编辑报告过程存在的撰写问题

1、“基本情况”与“问题”不相关,报告整体性差。基本情况各不相同,撰写者要选择与所反映问题相关的内容,使之名符其实地成为与发生的问题或者取得的成绩相关的“情况”。

2、编入报告的因素分析部分与“建议”之间缺乏相关性,造成报告逻辑混乱。因素分析包括事实界定、特点归纳、原因分析、趋势推断和作出结论五个部分,不管建议怎样提,都是撰写者必须的分析过程,这样才能全面地把握问题,提出切实可行的建议。因此,撰写者在组织报告时,务必根据建议指向,决定分析部分的文字取舍。
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