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交通、通讯补贴中的个税问题

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来源:转载更新时间:2017-07-13

除差旅费津贴、误餐补贴之外,公司员工一般还会获得其它的各类补贴,今天先说说交通、通讯补贴。这些补贴应该如何核算,其中的个税如何把握呢?

1、个人所得税与公务费

公司向员工发放交通与通讯补贴交不交个税,从原理上讲,取决于这些补贴是如何使用的。

汽车、手机这类工具的特点在于,使用过程中哪些是因公的开支、哪些是员工因私的开支,往往难以分清。

员的电话全部用于私人生活,一个工作电话也没有,这是难以想象的;同时,全是工作电话,一个私人电话也没有,也是难以想象的。那么,把通话详单打印出来,一笔一笔分清因公因私不就好了么?

这更难以想象!

当费用开支无法准确核算时,唯一的办法就是“核定”。

由于此类补贴用途区分涉及的面广量大、情况复杂,所以,税务总局曾对各省级税务机关进行过核定的授权:

“个人因公务用车和通讯制度改革而取得的公务用车、通讯补贴收入,扣除一定标准的公务费用后,按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。……

“公务费用的扣除标准,由省级地方税务局根据纳税人公务交通、通讯费用的实际发生情况调查测算,报经省级人民政府批准后确定,并报国家税务总局备案。”(国税发【1999】58号文)

就是说,省级地税机关应该进行测算,然后报省级政府批准,然后是总局备案。这相当于,希望从制度上,对补贴中的因公支,分省来一个一刀切的强制核定。

比如,过去有的省地税曾规定:“各单位向职工个人发放的交通补贴(包括报销、现金等形式),按交通补贴全额的30%作为个人收入并入当月工资薪金所得征收个人所得税”,这相当于公、私比例为七比三。它显然太高了,并且没有考虑到上限。

现在,大多数省规定的是参照政府公务用车制度改革实施方案的标准来定,即按政府的标准,比如一个月1千,则公务费就是1千,超过部分交个税。由于各首差异很大,所以,纳税人应该收集本省地税对此的规定文件,并按之执行。

2、没有规定标准怎么办

当然,也有省没有制定标准。没有制定标准该怎么办?有的人认为,如果没有制定标准,就按30%缴纳个税,好像总局大企业司就曾认可过这样的口径。

以前税务总局大企业司的确在一个文件里讲,如果省局没有规定,就按30%确认为因私开支,计算个税。(企便函[2009]33号)但这个文件早已失效,并且其规定并不适用于一般企业,同时也是不合理的。

有的税务人员认为,如果本省没有规定公务费标准,就不能扣减公务费,应该全额缴纳个税。一般情况下我们都是这样理解的,但如果我们学习了税务规则,就知道这样的认识也是明显错误的了。

当没有规定明确的标准时,税务的规则是:就该由公司具实进行核算或合理核算,如果核算不清或者不被税务检查人员认可,税务检查人员有权核定。

有人认为,最终还是由税务检查人员核定说了算,与“不能扣除”不是一样吗?

当然不一样。这就是判断办税内行与外行的差别。

首先,如果公司核算的公务费确实有道理,税务检查人员真的可能会核定一个合理的公务费不扣个税。当然,这一般要求税务检查人员业务水平高、严格依法征税、税企关系和谐;

其次,如果税务人员核定的结果是一分钱也不准扣,导致少扣个税,此事的性质就是税务人员的核定权实施导致的补税,不是企业和个人的违法少交税问题,只涉及个人补税,不应产生滞纳金,不应被罚款。

强调一点,税务规则的一项基本原则是,除非有明确的政策规定,否则所有不能核算清楚的收支,都通过“核定”解决。

3、是否需要发票

明白了补贴中公务费与个税关系后,下一个问题就是,此类补贴发放时是否需要发票?不少地方的税务机关要求发放补贴时凭发票列支,如何来理解这样的要求呢?

公司的开支是否应该提供发票,取决于其是否对外采购了商品与服务。即是一项采购行为,还是一项发放补贴的行为。

按《发票管理办法》规定,企业“购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项,应当向收款方取得发票。”公司发放补贴给员工,不是采购产品与服务的行为(雇员向雇主提供的服务本身也不属于营业税和增值税征税范围),所以无需取得发票。如果税务人员要求提供发票,企业又无发票可提供,则应以《发票管理办法》的规定进行申辩。

需要注意的是,如前文所述,如果企业没有按省级税务机关的标准计算公务费,或者本省没有相关标准,那么地税在计征个人所得税时,会进行核定。核定公务费开支金额时,发票就是证据之一,如果缺乏发票,税务核定时,企业和员工必将处于不利的位置。

此时,有人会将问题牵扯到企业所得税上,问上述补贴没有发票,企业所得税可以列支吗?

首先,支付给员工的补贴,不需要发票。其次,补贴的支出对象是员工,不论员工将其用于公务还是私务,都不影响企业所得税的扣除,只影响个人所得税。

那么,会计上应该如何做好相关的凭证与发票工作呢?

会计应严格按公司的补贴制度进行处理。

如果公司制度规定的是,按人头标准发放补贴,则应直接造表发放,没有理由要求员工提供发票;如果公司制度规定的是,员工在额度内凭票报销,此时可以要求员工提供发票,但这些发票是员支出的发票,只能作为配套的原始凭证,在其基础上计算并造表发放。

以上处理,不论员工提不提供发票,其个人所得税的计算,都按前述公务费计算方法计算扣减公务费,余额并入当月工资薪金计税。

4、私车公用怎么处理

私车公用制度在具体实施上,按其费用列支情况,我们姑且可以将其分为两大类,一类是补贴型私车公用,一类是费用型私车公用。

如果公司私车公用制度规定,员工将私车用于公司公用,公司每月支付交通补贴,或者报销一定金额标准的油费等,这就属于补贴型。其实质依然是一项补贴,无法理解为公司自己的、直接的费用开支。对于员工取得的补贴,不论是直接发放还是所谓“报销”的,都适用于前文所述的补贴计算方法计算个人所得税。

例如,公司规定,中层干部私车公用,按其级别,公司每月报销其1200元油费。本省规定,交通补贴中的公务费标准为500元,则其中700元应并入工资计税。不论其是否用发票报销,都应这样计算。

另一类私车公用与之不同,我姑且称之为“费用型”,就是:员工私车公用,但不按某一标准报销油费,而是据实报销使用中发生的一切费用——油费、停车费、过路费等。注意,保险不行,保险不是基于使用发生的费用。

这种模式下,报销因事而起,有事则报,无事则无,完全据实,会形成一个费用报销流程和证据链。则此类费用,就属于公司自己发生的费用,不再是支付给员工的补贴,此时完全不涉及个人所得税问题。但正因为属于公司对外购买了相关油料和服务,所以,需要凭发票报销。

双方的外在区别,就是前者往往表现为人人有份、月月相等,与工作无关;后者则是完全依托于具体的工作、差旅、业务事件,表现为金额不等、手续完备。

总是有人认为,这样,企业岂不是可每个月为每个员工做大量的报销手续报销油费,从而少交个人所得税?这是一种因噎废食的态度。如果不是基于事实的话,这就属于造假的行为,涉嫌偷税了。已经进入另一个法律领域。

5、能否给外单位人员发补贴,或者报销费用?

有时,外单位人员会来本公司工作,比如:母公司审计人员、事务所律师、设备供应商维修人员、评审会专家、咨询顾问等等,他们的补贴,包括差旅费补贴如何处理?他们台头的费用发票如何报销呢?

且听下回分解。

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