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能否给外单位人员报销费用

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来源:转载更新时间:2017-07-13

有时,外单位人员会来本公司工作,比如:母公司审计人员、事务所律师、设备供应商维修人员、评审会专家、咨询顾问等等,他们的补贴、费用该如何发放和报销呢?

正确办税,要求正确区分补贴与费用。通过前面几期的讲解和案例分析,大家应该可以把握补贴与费用的差别了。

所以,简单说,补贴是“雇主↔雇员”的关系,费用是“购买方↔销售方”的关系。

基于以上认识,我们可以得出一个结论:“公司无法给非雇员支付补贴。”这一结论实际上等价于:“公司无法给非雇员支付工资”。

如果外单们人员来本公司公干,如果不能够构成“雇佣”关系,则不能支付补贴。

与补贴相反,费用实质上是公司自己的支出,只不过可能是公司直接支付给服务提供方,也可能是通过自己的员工、通过外单位人员代为消费服务、支付费用。虽然服务具体是由个人消费,但其消费的目的,依然是为了公司的工作。

基于这个认识,我们可以得出结论,如果外单位员工的相关费用开支是替公司开支的——这一般由合同来进行证明——则公司完全可以直接报销此类费用。

例如:根据协议,律师事务所派律师为本公司处理某诉讼纠纷,除向律所支付服务费外,还承担律师取证工作中的交通、住宿、工作餐费用,由律师凭发票据实报销,或者由公司直接安排。同时,按每日100元的标准向律师支付补贴。

上述各项费用、补贴,如何区分?是否涉及个税?如何核算?需要什么票据?

先看向律所支付的服务费,这个很简单,它是正常的法律服务费用开支,由律所提供增值税发票。

律师的交通费与住宿费,由于合同约定此费用由客户承担,并且这类费用是基于公司业务的实际情况与客户的实际需求产生的,由客户承担更为合理,并且符合商业惯例,所以作为公司的差旅费据实报销是正确的。

此时,律师提供的发票可能是公司台头,也可能是其个人台头,都不影响费用的列支。实际上也不影响企业所得税扣除。因为我们前面的分析已经可以看出其费用的实质。

但是,如果是增值税专用发票,则不是公司台头无法抵扣进项。这是由增值税发票的特点决定的。

那么工作餐呢?

对不起,这个要具体分析。一般所谓工作餐,其实就是一日三餐,这样的话,实际上就不是工作餐了,而是个人延续生命的必然支出,属于再生产劳动力的范畴,应由个人承担。

如果此工作餐是工作中的加班餐、误餐,则属于公司的开支,这就可以在管理费用中列支了;如果是招待性质的餐费,则可以在招待费中列支了。

严格说来,会计在报销时,无法仅凭一张餐饮发票,就能辨别费用能否列支、列支于哪个项目,而必须要获取其它的证据,以证明费用的用途。

同理,未来税务检查人员查到此费用时,如果没有其它证据,只有餐饮发票,则检查人员也无法确认费用的真实开支用途。按《征管法》的规定,此类无法准确核算的支出,检查人员可以基于自己的职业判断进行核定。

这种情况下,实务中大多数稽查人员的认定是:“一律作为招待费列支。”他们作此认定,是于法有据的。你没有证据,他当然可以核定。

但是,你现在就应该能够认识到了,如果有其它证据证明此餐饮是加班、误餐等直接因公的费用,而稽查人员认定:“只要是餐饮发票,一律按招待费处理”,则肯定是错误的,因为它罔顾了事实与证据。稽查如果真想按招待费认定,必须要推翻公司的相关证据。

以上是交通、住宿、餐饮费用的列支情况。然后分析那个每人每天100元的补贴。

这个补贴是万万无法列支的,因为律师不是公司员工,也不符合公司员工定义,所以公司无法向律师支付补贴。

如果这笔钱真的支付了,又该如何入账呢?

站在律师角度就一目了然了。律师提供了法律服务,取得100元收入,“服务+收入”,显然是增值税应税收入,应该提供服务发票。

作为咨询服务费理解是最为合理的。即,要么作为律师事务所的服务费,即理解为由公司支付给律所、律所可以作为补贴或工资支付给律师。当然,也可以理解为直接支付给律师的、额外的服务费(小费)。

作为服务费处理,当然律所或者律师,就会产生相应的增值税、所得税纳税义务,需要提供增值税发票了。

所以,这笔补贴,需要凭增值税发票列支。如果律所或者律师没有交税、没有开票,则他们构成违法和少缴税。如果公司凭自制凭证列支,构成“应该取得但未取得合法作证”。

明白了以上关于补贴和费用的关系,我们可以进一步澄清一些广泛存在的涉税误区。

例如,不少会计人员和税务人员,会有这样的认识:公司不能为外单们员工报销费用;不是公司台头的发票,不能报销。

我们知道,增值税专用发票抵扣时,必须要求公司名、税号与公司一致,这是抵扣系统的要求,也是税务总局的要求。但除此之外,会计上、企业所得税上,并没有类似的要求。

不能简单从发票类型、或者发票台头上,就断言能否报销,这样的断言要么是不负责任的简单化理解,要么是对税收征管的误解。能否列支,必须从业务实质上理解。

认识到报销时的这一问题,我们甚至可以对一些老问题,产生新认识,比如:

公司筹备时,部分前期费用由母公司开支,母公司取得了自己台头的费用发票,当子公司完成核名、完成注册时,这些由母公司承担的、写着母公司台头的发票,该如何列支?

这是许多会计认为的难题,现在你应该知道其中的要点了吧?先尝试着分析一下,再听我下回分解。

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