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入库单与发票哪个重要?

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来源:转载更新时间:2017-07-13

给公司做风险诊断时,曾见过这样的一笔报销:报销业务招待费4万元,发票内容是“酒”,会计处理是:借管理费用,贷银行存款。

看起来仿佛没借,但检查人员完全可以这样想:4万元酒用于业务招待,是水泊梁山吗?连下酒菜也没有,怎么喝得完呢?这个业务的真实性显然有问题。

于是,怀疑就出来了:这可能根本就是乱找发票来报销的,严重点甚至可能是虚开的发票;或者这样的招待可能是直接在送酒,如果送酒的话,那就要视同销售补17%的增值税了。

会计委屈地说:“蓝老师,哪用得着瞒您,这真是请客喝了的。”

他们的确没必要瞒我,所以我相信的确是请客喝了的。

公司集中采购酒,便宜嘛。然后放总经办、老板、销售总监、销售经理那里,请客就提两瓶去,所以说,的确是请客喝了的,既不是假报销,也不是送关系户。会计处理的确是对的。

但这个正确的会计处理有问题,它在一定程度上让大金额的货物直接费用化掉,从实物的角度看,是有风险的。

比如,会计无法回答:这些酒真的是喝完了吗?还剩了多少?有没有送的?有没有卖的?有被有被偷的?会计无法回答,于是就存在各种各样的可能性。

增值税对货物所有权的转移行为征税,也就必然会关注货物的来龙去脉。如果会计也说不清、道不明,就会构成一种不确定的税务风险。

费用化让货物本身消失,犹如盐化在了水里,不再受会计的核算与控制。所以,当用货物发票报销费用时,就必须注意要重视这一点。此时,就要注意补贴相关单据,尤其是大金额的发票。

一种简单的办法是,对这批酒建一个台账,存在哪里?谁领了?领了多少?还剩多少?都有签字和数据。任何人对采购、招待业务有怀疑时,都可以进行澄清。

更严密点的话,会计处理时,最好不要直接费用化,而是纳入存货管理,再进行费用化。让整个过程更可控。具体对酒来说就是,报销时要求责任人员提供“入库单”,领用时,再由相关人员提供“出库单”,请客后把出库单与餐饮发票一同进行报销。

但这些酒不是因销售而持有,按《会计准则》的精神,不应该纳入存货管理,而应该直接费用化。所以,会计在进行处理时,不能太老实,一定要把风险二字放在当头。结合自己公司的特点与会计处理的要求,要么通过相关存货科目进行处理,核算清楚实物的进出流程;要么对实物建台账进行管理,让税务人员、内控人员、资产管理人员放心。

会计人在日常报销过程中,重发票,轻视物流证据及其它证据的情况较为常见。不少时候,会计人员、税务人员甚至有这样的态度:有发票就行,实际业务就不用管了;没有发票就不行,实际业务也不用管了。这是有风险的。

另一次,在一家公司看到“借管理费用-办公费、贷银行存款”的报销处理,金额高达10万元。买了什么东西呢?发票附有清单,大量的办公文具。

会计的意思是说,他很懂税务,还知道发票必须要附清单,而不能“办公用品”四个字报销了事。

实际上这样的报销也是有风险的,真买了这些东西吗?反正我是不相信的, 90%的可能性是购物卡。90%的税务人员也不会相信,考验他们的只不过是虚开的证据能不能找到而已。

采购购物卡的行为,是一个预付款行为;而商场销售购物卡的行为,是一个预收款行为。注意,此时没有销售业务发生,甚至不知道未来会销售哪些商品。没有销售业务发生,却开了销售的发票,这就是虚开发票。如果开的是增值税专用发票(一般没有多少商场敢开),就是直接的犯罪行为;如果是普通发票,也是严重违法的行为,面临5万~50万元的罚款。

我一说到这里,就把会计吓住了,仿佛会计工作是一件高危工作了。这样就是没有真正学会如何当会计。会计当好了,是没有多少风险的。尤其在税务、银行贷款这两个公认较危险的环节。

实际上,会计需要做到的是把关。报销不能基于发票,而必须基于业务事实。

问题的关键在于,会计报销时怎么管控得了业务事实呢?

答案当然是不需要真正去管事实。所谓事实,实际上都是指证据所证明的事实,所以是管证据。

从买回来几箱酒、买回来一批办公用品、一直到采购一批货物,会计当然不需要亲自去清点,但需要有相关内部人员和岗位去清点,并制作《入库单》。注意,发票是外部凭证,开发票只是销售方履行的一项法律义务而已,实际上并不足以证明是否有货物进入公司。真正能够证明公司是否有资产的,还必须是内部的《入库单》。

会计人员在报销时,要严格按公司的相关制度——没有制度就制定制度,制度不完善就整改——审核相关的票据。只要票据符合制度的规定,就可以最大限度把自己的风险降到最低,也就尽可能的降低了公司的风险。

在内行人的眼中,在报销问题上,《入库单》的效力和重要性,并不亚于发票。

下回分解。

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